Tietosuojaseloste

Asiakasrekisteri – tietosuojaseloste
Laatimispäivä 25.05.2018
Rekisterinpitäjä Valonnopea Oy
Rantaniityntie 5 B7
40800 Vaajakoski
Yhteyshenkilö rekisteriä
koskevissa asioissa
Mika Savela
040-1282162
mika (ät) valonnopea.fi

Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen,
asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen
hoitaminen.
Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin
tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen
verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa
ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi
mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille
tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen
yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää
yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja
käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten
rajapintojen kautta.

Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä
tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla
tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai
vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla
siitä yrityksen asiakaspalveluun, sähköpostitse (tuki (ät) valonnopea.fi) tai
rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterin tietosisältö Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
– Henkilön etu- ja sukunimi
– Edustamansa yhteisö
– Sähköpostiosoite
– Postiosoite
– Puhelinnumero
– Tiedot aikaisemmista tilauksista
– Teknisiä asiakastietoja

Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan tiketöintijärjestelmistä, www-sivuilta, puhelimitse,
pikaviestimillä, paperidokumentteina sekä palvelun käytön aikana
asiakasjärjestelmään liittyvistä ilmoituksista. Tietoja saadaan myös
asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana
asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä
saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun
käyttämiseen tai tuottamiseen.

Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada
tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai evästeiden
kautta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi
käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai
luottopäätöksen tueksi.
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden
käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä
asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei
lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen
tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi
tarpeellista.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto
Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti
käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn
jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä,
salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä
manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: ATK:lla käsiteltävät toiminnot
Ainoastaan määrätyillä yrityksen ja sen lukuun toimivien yritysten
työntekijöillä on oikeus
käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin
määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja
salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Järjestelmät on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia
yhteydenottoja järjestelmään.

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen
asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi.
Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen
suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja
mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen
asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta
virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on
oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä
yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä
perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai
jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin
vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden
vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen
tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely
suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen
anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.